Privacybeleid
1. Inleiding en toepassingsgebied
Wij respecteren uw privacy en verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, transparant en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u onze webshop bezoekt, een bestelling plaatst, een levering aanvraagt of contact met ons opneemt. Ook informeren wij u over de doeleinden, rechtsgronden, bewaartermijnen en uw privacyrechten.
E-mail: contact@velaavonalis.com
Contactadres: 4-chome 1-4, Cosoforu Nagura 201, Nagata-ku, Kobe, Hyogo 653-0883, Japan
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw gebruik van onze webshop kunnen wij de volgende gegevens verwerken.
Gegevens die u verstrekt
- Naam, e-mailadres, telefoonnummer en bezorgadres.
- Factuurgegevens en bestelgegevens.
- Informatie over betalingen, annuleringen, retouren en terugbetalingen, voor zover noodzakelijk.
- Berichten en informatie die u met onze klantenservice deelt.
Technische gegevens
Bij het gebruik van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezochte pagina's, toegangstijdstippen en beveiligingsloggegevens, voor zover onze systemen deze daadwerkelijk verzamelen.
Betalingsgegevens
De verwerking van betalingsgegevens hangt af van de gekozen betaalmethode en de betrokken betaaldienstverlener. Wij verwerken zelf alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de betaling, terugbetaling en bijbehorende administratie.
Cookiegegevens
Cookies en vergelijkbare technieken kunnen informatie opslaan of uitlezen op uw apparaat. Welke gegevens worden verzameld, hangt af van de daadwerkelijk gebruikte technieken en uw cookievoorkeuren.
Wij verwerken geen gegevens die niet noodzakelijk zijn voor het betreffende doel, tenzij daarvoor een andere geldige rechtsgrond bestaat.
3. Cookies en vergelijkbare technieken
Wij kunnen cookies gebruiken om de webshop te laten functioneren, voorkeuren te onthouden, het gebruik van de website te analyseren of marketingactiviteiten te ondersteunen.
Noodzakelijke cookies
Deze cookies ondersteunen essentiële functies, zoals het winkelmandje, het afrekenproces, sessiebeheer en beveiliging. Voor cookies die onder de wettelijke uitzondering vallen, is geen voorafgaande toestemming nodig. Waar wettelijk vereist, informeren wij u over het gebruik ervan.
Analytische cookies
Voor analytische cookies die voldoen aan de wettelijke voorwaarden voor vrijstelling kan toestemming achterwege blijven. Voor andere analytische technieken vragen wij vooraf toestemming wanneer de wet dat vereist.
Functionele cookies
Cookies die aanvullende voorkeuren of functies ondersteunen, worden alleen zonder toestemming gebruikt wanneer de toepasselijke wettelijke uitzondering van toepassing is. In andere gevallen vragen wij vooraf toestemming.
Marketing- en trackingcookies
Cookies en vergelijkbare technieken waarvoor toestemming vereist is, worden pas geactiveerd nadat u vooraf geldige toestemming heeft gegeven.
U kunt niet-noodzakelijke cookies weigeren zonder daardoor de normale toegang tot de webshop te verliezen. De mogelijkheid om cookies te weigeren moet even gemakkelijk en duidelijk zijn als de mogelijkheid om ze te accepteren. Verder scrollen, de website blijven gebruiken of niets doen geldt niet als geldige toestemming.
U kunt uw toestemming intrekken of uw voorkeuren wijzigen via de cookie-instellingen, indien deze functie beschikbaar is. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.
De concrete cookies, doeleinden, bewaartermijnen en eventuele derde partijen moeten worden vermeld in de toepasselijke cookie-informatie.
4. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor bepaalde doeleinden en op basis van een geldige rechtsgrond.
Bestellingen en betalingen
Wij verwerken uw contact-, bestel- en betalingsgegevens om bestellingen te verwerken, betalingen af te handelen en de overeenkomst uit te voeren.
Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst.
Levering en retourzendingen
Wij gebruiken de noodzakelijke gegevens om bestellingen te bezorgen, retouren te verwerken en terugbetalingen af te handelen. Indien nodig verstrekken wij relevante gegevens aan de betrokken vervoerder of logistieke dienstverlener.
Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
Klantenservice
Wij verwerken uw gegevens om vragen, klachten en verzoeken over bestellingen, annuleringen, retouren, terugbetalingen en productproblemen te behandelen.
Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst, maatregelen op uw verzoek of een wettelijke verplichting, afhankelijk van de situatie.
Boekhouding en wettelijke verplichtingen
Wij bewaren en gebruiken gegevens wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke fiscale, boekhoudkundige of andere wettelijke verplichtingen.
Rechtsgrond: wettelijke verplichting.
Beveiliging en fraudepreventie
Voor zover noodzakelijk verwerken wij technische gegevens om de webshop te beveiligen, misbruik te voorkomen en technische problemen te onderzoeken.
Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging en betrouwbare werking van de webshop, voor zover dit belang zwaarder weegt dan uw rechten en vrijheden.
Analyse en verbetering
Wanneer wij analysetechnieken gebruiken, kunnen wij gegevens verwerken om de werking en gebruiksvriendelijkheid van de webshop te verbeteren.
Rechtsgrond: toestemming wanneer deze wettelijk vereist is, of een andere toepasselijke rechtsgrond wanneer verwerking zonder toestemming is toegestaan.
Marketing
Wanneer wij persoonsgegevens voor marketing verwerken, doen wij dit uitsluitend op basis van een geldige rechtsgrond en met inachtneming van de toepasselijke regels. Waar voorafgaande toestemming vereist is, vragen wij die vooraf.
U kunt altijd bezwaar maken tegen verwerking voor direct marketing. Na uw bezwaar gebruiken wij uw persoonsgegevens niet langer voor dat doel.
5. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij kunnen gegevens wel delen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Afhankelijk van de diensten die wij daadwerkelijk gebruiken, kunnen ontvangers bestaan uit:
- Betaaldienstverleners voor betalingen en terugbetalingen.
- Vervoerders en logistieke dienstverleners voor leveringen en retourzendingen.
- Hosting- en technische dienstverleners voor het functioneren en beveiligen van de webshop.
- Dienstverleners voor klantenservice of andere noodzakelijke ondersteuning.
- Bevoegde overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Wij delen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel. Wanneer een partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken wij de wettelijk vereiste afspraken over de verwerking en beveiliging.
De concrete namen van relevante dienstverleners en andere informatie over ontvangers worden vermeld voor zover de toepasselijke wetgeving dit vereist.
6. Internationale doorgifte
Ons contactadres bevindt zich in Japan. Dit betekent niet automatisch dat alle persoonsgegevens in Japan worden opgeslagen of verwerkt.
De daadwerkelijke doorgifte van persoonsgegevens hangt af van de locaties en diensten van onze hostingproviders, betaaldienstverleners, vervoerders en andere betrokken partijen.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat aan de toepasselijke wettelijke voorwaarden wordt voldaan. Dit kan, afhankelijk van het land, de ontvanger en de verwerking, gebeuren op basis van een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen overeenkomstig hoofdstuk V van de AVG.
Voor doorgiften naar Japan beoordelen wij of de toepasselijke Europese adequaatheidsregeling op de betreffende ontvanger en verwerking van toepassing is. Indien nodig treffen wij andere wettelijk vereiste maatregelen.
Waar wettelijk vereist, informeren wij u over de relevante doorgifte en de toepasselijke waarborgen.
7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft of toestaat.
De bewaartermijn wordt bepaald op basis van de aard van de gegevens, het verwerkingsdoel en toepasselijke wettelijke verplichtingen.
- Bestel- en transactiegegevens: zolang nodig voor de uitvoering en administratie van bestellingen en gedurende eventuele toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.
- Factuur- en boekhoudgegevens: gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn.
- Klantenservice- en retourgegevens: zolang nodig om verzoeken af te handelen en eventuele vervolgvragen of geschillen te behandelen.
- Technische en beveiligingsgegevens: zolang nodig voor beveiliging, probleemoplossing en het betreffende technische doel.
- Cookiegegevens: gedurende de bewaartermijn van de betreffende cookie of de bijbehorende gegevens, zoals vermeld in de cookie-informatie.
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn en er geen geldige grondslag voor verdere bewaring bestaat, verwijderen of anonimiseren wij deze.
De concrete bewaartermijnen moeten aansluiten bij onze daadwerkelijke systemen en wettelijke verplichtingen.
8. Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, onrechtmatige verwerking, wijziging en openbaarmaking.
De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de verwerkingsrisico's en de technische omgeving. Wanneer dienstverleners betrokken zijn, zorgen wij voor passende afspraken over gegevensbescherming en beveiliging.
Geen enkele methode van elektronische opslag of gegevensoverdracht kan absolute veiligheid garanderen. Wij streven ernaar de risico's te beperken en aan de toepasselijke beveiligingsvereisten te voldoen.
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens beoordelen wij of melding bij de bevoegde toezichthouder en kennisgeving aan betrokken personen wettelijk vereist zijn. Indien dat het geval is, handelen wij binnen de toepasselijke wettelijke termijnen.
9. Uw privacyrechten
Afhankelijk van de omstandigheden en de toepasselijke wetgeving heeft u de volgende rechten.
Recht op inzage: u kunt vragen welke persoonsgegevens wij over u verwerken en inzage krijgen in die gegevens.
Recht op rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren of onvolledige gegevens laten aanvullen.
Recht op gegevenswissing: u kunt onder de wettelijke voorwaarden verzoeken om verwijdering van uw gegevens. Dit recht geldt niet wanneer wij gegevens moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.
Recht op beperking: u kunt in de wettelijk bepaalde situaties verzoeken om de verwerking tijdelijk te beperken.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid: wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kunt u bepaalde door u verstrekte persoonsgegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat of, indien technisch haalbaar en wettelijk vereist, laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Recht van bezwaar: u kunt onder de wettelijke voorwaarden bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Tegen verwerking voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken.
Recht om toestemming in te trekken: wanneer een verwerking op toestemming berust, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Deze rechten zijn niet absoluut en kunnen afhankelijk zijn van de omstandigheden en de toepasselijke wettelijke uitzonderingen.
10. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
U kunt een verzoek indienen via contact@velaavonalis.com. Vermeld welk recht u wilt uitoefenen en op welke gegevens of verwerking uw verzoek betrekking heeft.
Wanneer dit noodzakelijk is om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij om redelijke aanvullende informatie vragen. Wij vragen niet om meer gegevens dan hiervoor noodzakelijk is.
Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Bij complexe verzoeken of een groot aantal verzoeken kan deze termijn, overeenkomstig de AVG, met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u binnen de eerste maand over een eventuele verlenging en de redenen daarvoor.
Als wij uw verzoek niet opvolgen, informeren wij u over de redenen en, waar van toepassing, over uw recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder en beroep in te stellen bij de rechter.
11. Klachten en geautomatiseerde besluitvorming
Als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u eerst contact met ons opnemen via contact@velaavonalis.com.
Wanneer de Nederlandse toezichthouder bevoegd is, kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP):
Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/
U kunt daarnaast gebruikmaken van andere rechtsmiddelen die de toepasselijke wetgeving u biedt.
Indien wij persoonsgegevens gebruiken voor geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, die onder artikel 22 AVG valt, verstrekken wij de wettelijk vereiste informatie over de betrokken verwerking en uw rechten. De daadwerkelijke aanwezigheid van dergelijke besluitvorming moet worden vastgesteld aan de hand van onze systemen en processen.
12. Toepasselijke wetgeving
Voor zover van toepassing verwerken wij persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR), de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG), de relevante bepalingen van de Telecommunicatiewet over cookies en elektronische communicatie, en andere toepasselijke wetgeving.
Welke specifieke verplichtingen gelden, hangt af van de feitelijke verwerkingsactiviteiten en de toepasselijke wettelijke criteria.
13. Contactgegevens
Voor vragen over dit privacybeleid of voor verzoeken met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via:
Adres: 4-chome 1-4, Cosoforu Nagura 201, Nagata-ku, Kobe, Hyogo 653-0883, Japan
Telefoon: +81 78-672-4195
E-mail: contact@velaavonalis.com
Openingstijden klantenservice: maandag t/m vrijdag, 09:00–18:00 uur (Midden-Europese Tijd, CET)